实施档案管理电子化，推进园务管理现代化
作者：陆爱萍 单位：松江区白云幼儿园
一、背景分析
档案是幼儿园开展各项工作过程中的串串脚印，反映着幼儿园整体发展的轨迹，因此档案管理向来是幼儿园园务管理的重要内容。一所幼儿园档案管理的工作成效，不仅反映了幼儿园整体工作的质量，更是全方位展示校园风采的窗口。目前，随着科学技术日新月异的发展，现代化技术的运用已在幼儿园各项工作中全面推进。对于档案管理来说，同样要与时俱进的体现现代化、电子化的时代特点。档案管理电子化，已成为必然的发展趋势。
近三年中，我园发展快速，随着办园规模的全面扩充，班级数、教职工数、学生数等大幅度的增加了。各个部门的日常工作、各种形式的课程研究活动、各个层面的展示活动也随之丰富起来，积累的各类档案资料也相应多了，各个条线在日常过程中需要查询和利用档案资料的频率也相对提高。尤其是在分设白云部和海鸥部之后，由于两部分处两地，而档案资料基本集中在海鸥部，因此对档案工作的管理和使用，造成了极大的不便。因此就如何应对实际情况改进档案工作的管理和使用，有效提高档案为幼儿园各项工作服务的质量成为了园领导首先思考的问题。依据领导的要求和园所发展的实际，如何改进传统的、长期以来固定模式的档案管理模式，充分利用好多年来精心积累的非常宝贵的各种档案资料，让幼儿园的各项管理更上一层楼，跟上时代的需要，成为了档案工作管理者迫在眉睫要解决的问题。没有压力就没有思考，没有思考就没有创新，没有创新就没有发展。于是，以校园远程网络为平台，实施档案管理电子化，成为了我园推进园务管理科学化、现代化和高效化的有效举措。
二、档案电子化管理的措施
（一）建立档案工作平台，提高档案利用率，促进档案价值最大化发挥。
为了加强两部之间的资料共享和管理同步，我园于2007年11月在两部之间架构了校园远程网络。档案管理电子化的第一步就是在网络上建立了档案工作平台，使档案资料查阅借鉴更为便利，全面提高各类已有资源的利用率。老师们通过办公平台，可便捷的借阅到自己所需的档案资料。如：班主任查阅班级档案、教研组长查阅教科研档案、财会人员查阅财务档案、保健员查阅卫生保健档案等等。虽说各类人员的需求不同，但是由于我们在档案管理平台上，清晰的按部门、按类别、按年限建立了分类检索的栏目，因此，查询时非常方便和快捷。档案管理电子化的实施，帮助各个岗位的人员顺利开展工作，有效的提高了档案的利用率，使前期所积累的工作成果和收集到的课程资源得以辐射和传播。
充分利用现代技术，快速形成幼儿园信息化管理系统，是新时代幼儿园规范日常管理，提高管理实效的关键。我园以档案管理电子化为主要途径，积极探索和实践，以此规范档案工作日常管理，提高管理效率。通过现代技术，我们将有利用价值、静态的资料转变为动态的，能随时为人所用的资料。老师们只要进入工作平台就能接收到有关档案的信息，省时、省力，且大大提高了工作效率，最大程度发挥了档案的作用，更使园务管理的现代化、科学化和高效化发展进程迈进了一大步。
（二）加强档案工作的规范管理，优化档案管理电子化的服务作用。
档案管理工作是学校工作的重要组成部分，是学校持续性地开展工作，使工作不断上水平上台阶的一项重要工作。我园领导班子高度重视，作为一项重要的工作在抓。每年对档案工作都会提出新的设想与落实措施，并认真部署，做到责任到人，分工明确。我园成立了档案管理小组，由园长任组长，各条线负责人为学校档案工作小组的成员，并由一名兼职档案人员具体负责。为确保工作的稳定性，近十年来我校的档案管理人员是相对固定的。为了加快档案工作的规范化、科学化、制度化和现代化建设进程，不断加强档案室自身建设，提高业务水平，校领导积极支持档案员参加区档案局每年一次的档案人员继续教育和片小组互相学习交流活动，使档案人员的现代化技能和专业素质不断得到了提高。
我园充分发挥好档案管理小组人员的作用，密切配合协助档案人员工作，做好平时资料的积累与收集。对各类活动的开展，有一套规范的操作流程，如：各条线有活动开展，先上报园长室，园长在每周工作情况表上进行公示，有关负责人部署工作，对需要做电子存档的资料及时告知档案人员和录制人员，而且每完成一个重要活动及时做好资料刻录工作。为了确保档案资料的完整性和可借鉴性，所有的电子档案以活动项目命名建立文件夹，其中不仅有完整的视频资料，还附有详尽的活动方案和丰富的现场照片，以便于后人的查询和借鉴。
（三）注重档案电子化的过程性管理，完善档案管理电子化的体系。
1、健全制度, 完善设施，保障档案电子化管理的顺利开展。我园健全了档案管理工作各项规章制度，制定了《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案利用制度》、《档案工作人员岗位职责》等。并将制度上墙，便于直观地掌握和领会其中严格要求。保障了电子档案的收集、整理、保管、借阅利用和保密等环节的连接，确保万无一失。
档案电子化不可或缺就是一系列现代化的设施设备，我园逐年按需添置了各项所需的设备，为班级、录制人员及档案室分别配备了专用电脑、打印机、照相机、摄像机、刻录机等，确保了各项活动资料的收集和积累、制作与利用，保障档案电子化管理的顺利开展。
2、建立项目式菜单，丰富电子档案内容。自幼儿园局域网上建立了电子档案库后，我们在网上不断丰富内容，建立具体项目。如大类有：文书、教学、声像（照片、光盘）、荣誉；小类有：大事记、年度考核、学年度考核，并做到定期检查，更新目录。采取定期更新和及时补充相结合的办法更新补充新的内容，以确保各类人员能随时查询和利用相关的资料。
三、档案电子化管理的成效
（一）提高工作效率，减负增效。
近年来我园开放了公开活动数不胜数：“市级条线课题活动的展示”、“青年教师评优”、“区美术特色项目的展示”、“终结性规划评估”、“各类荣誉的申报工作”等等，都离不开资料的查阅。在这些过程中，电子档案发挥了极大的作用。我们一改过去到档案室上门查档的传统模式，变成了在电脑上可随时查找。每次活动的前期准备工作中，教师们纷纷在局域网上电子档案库里查找可以借鉴的资料，借阅录象光盘，参考其他老师的经验和优质的教学活动，为开课老师及新老师们提供了生动直观的借鉴资料。在2010.年接受规划终结性评估中，也提供了许多光盘资料，全方面的反映了我园执行规划的全过程，为规划的评估提供了很有说服力的依据。
现以一位新老师在“档案利用效果反馈”所写的为例说明：“我是一名社会招聘的新教师，当上一名幼儿园教师，是我人生中一件非常高兴的事情，但又是发愁的事情。因为开始独立开展班级工作了，必须要全盘考虑班级各项工作，撰写班级工作计划、总结。作为一名年轻的教师，初次当班主任，哪有这种经验。正当一筹莫展时，幼儿园的电子档案平台为我点亮了一盏明灯，我打开自己的电脑就能浏览到档案室的各类资料内容。于是，在借阅了前人的资料之后，我顿时茅塞顿开，顺利完成了从教的第一份班级计划，还受到了领导的表扬。”电子化的档案资料，为更好的帮助教师开展各项工作开阔了思路，特别是对新老师及年轻教研组长起到了“典型引路”的作用。
现在我园档案室的各类资料目录已全部输入了电脑，电子化档案成为了老师们的“好助手”，节约了大家宝贵的时间，真正起到了减负增效的作用。
（二）减少办公支出，低耗高能。
我园一园两部，规模大了，以往每学期资料的装订和整理工作量大，档案柜增加了一排又一排，纸张用掉了一包又一包。耗费大量的人力和物力，仍难避免资料管理不够规范的问题。档案管理电子化，将大量的归档资料按档案类别刻录成一张张小小的的光盘，既便于存放和查阅，还不占空间，快捷而高效，大大减少了装订资料的时间和精力。同时，尝试档案管理电子化以后，更节约了打印所需的大量纸张，为幼儿园节省了不少开支，全面践行了“低耗高能，整合优效”的管理理念。
四、我们的思考
我园充分利用现代技术，做到部分资料电子化归档与网上共享，网上查档、借阅，跨出了档案管理电子化的第一步。但是如何更好的保证档案管理的有序性和持久性、如何为档案利用效果提供有利的的保证、如何更好的实现档案价值的最优化等等，这些问题还有待于我们在今后的实践工作中进一步思考与探索。
档案管理工作是一项长期的、细致的工作，我园的档案工作虽然已有了一个良好的基础，但随着教育改革的深化，对各项工作也提出了更高的要求。今后，我们还将在档案管理的科学化、规范化、现代化上继续努力，将档案的电子化管理做到更规范、更科学、更高效。